文件是信息资源的重要组成部分，为了管理好机关的文件，确保信息的有效利用，节省行政管理费用，提高工作效率，特制定文件管理工作规定。
一、内部文件管理
1、文件制定
文件制订要本着精简数量、提高质量的要求，根据工作需要进行制定。各部门认为要以局党组、局行政名义制定文件，须由分管局领导和部门负责人认可，由部门起草，并经OA系统进行流转、核签。
2、文件签发
部门拟定的以局党政名义发出的文稿，由党政办公室核稿、局领导签发后，党政办方可统一编号打印的文件须经拟稿人校对后，由文印室统一印发。上行文必须由局党政主要领导签发，平行文和下行文可由分管局领导签发。
3、文件修改
根据不断变化的形势，凡文件在执行过程中需要修改完善的，由相关领导及职能部门提出修改意见，原则上以新文件替代老文件，按上述文件签发程序办理，新文件启用，原有文件废止。
二、外部文件管理
1、上级下发的各类文件，包括政策、规章等，由党政办公室签收，统一登记后交党政办公室主任拟办，并根据拟办意见分别进行规定范围的传阅，传阅和办理完毕的文件即进入党政办公室分类进行归档程序；
2、平行机关和下属部门的来文，由党政办公室主任视不同情况进行登记，交局领导阅示后，送相关领导或职能部门传阅和办理；
3、各部门（条线）收到的上级对口部门的各类文件，由相关部门进行登记，办理完毕后由该部门保存。
三、文件执行程序
1、凡以局党政名义签发的文件，由相关领导及职能部门负责执行，并由党政办公室负责督办；
2、凡有局领导批办或签署意见的外部文件，由相关领导或职能部门负责办理，并由党政办公室负责督办。
四、文件归档要求
文件材料的立卷归档按文书档案管理要求执行。凡本局的发文全部入档，缺一不可，对于上级及下属单位的外部文件，应根据文件的重要程度和保存价值，确定是否移交归档。对于不需归档的文件，应按需要自行划定保管期限，并在保管期限内分类、编目妥善保存。
五、保管期限设定
1、法律、法规、政策、规章为长期保存。
2、上级领导讲话为两年。
3、上级对口文件的普发性文件为一年。
4、凡部门制发的文件、工作中形成的记录，重要的应按档案管理要求，每年初向档案室移交，一般的记录可根据实际情况保存一至两年，以便查考。
上海市绿化和市容管理局办公室
